Artikel Nu.nl: 'Steeds meer mogelijkheden om status factuur in de gaten te houden'

Gepubliceerd op 10-02-2017

Onderstaand artikel verscheen deze week op Nu.nl. Het originele artikel kan hier gelezen worden.

Omdat het zo belangrijk is om de status van een factuur in de gaten te houden, zal het steeds gewoner worden dat leveranciers van grote ondernemingen een rekening in de gaten kunnen houden via een platform.

Dit zegt Joost van den Hondel, één van de initiatiefnemers van Betaalme.nu, in gesprek met NU.nl. Ook verwacht hij via dit soort omgevingen dat leveranciers de mogelijkheden krijgen voor ketenfinanciering en de bijbehorende voorwaarden.

“Je ziet steeds meer die ontwikkeling komen, omdat je met elektronisch factureren in principe ook heel snel de status van die factuur kan zien.”

Sneller duidelijkheid of een factuur wordt betaald, betekent zekerheid voor een leverancier en maakt een factuur meer waard.

Financierbaarheid

“Als jij een factuur hebt die is goedgekeurd door een corporate dan is de financierbaarheid van die factuur veel groter. Stel dat je gewoon richting factoring gaat, de eerste vraag die van belang is, is of de factuur wordt betaald.”

Vervolgens heeft een leverancier de keuze om te wachten tot het einde van de betaaltermijn of andere financieringsopties te kiezen om sneller betaald te krijgen, legt Van den Hondel uit.

Komt er dan ooit een groter gestandaardiseerd platform? “Het nadeel van een groot platform bouwen is dat het veel tijd kost en wie gaat het dan doen? Ik denk dat er steeds partijen zullen zijn die die platformen aan elkaar kunnen knopen en de postbussen kunnen legen van grote bedrijven waarmee ze de goedgekeurde facturen kunnen ophalen.”

Betaalme.nu houdt volgende week verschillende kennissessies waarin ervaringen van leveranciers worden gedeeld.

Het platform geeft in ieder geval deze tips om sneller betaald te krijgen.

Weet van tevoren met wie je zaken doet

Weet wat voor soort partij het is. Op het moment dat je voor het eerst iets verkoopt, kun je bij verschillende partijen je informatie aanvragen. Zo zijn er partijen zoals Graydon en de KvK om informatie op te vragen.

Weet wat er van de factuur verwacht wordt en stuur de factuur tijdig en foutloos

Er zijn wettelijke vereisten aan een factuur, maar veel afnemers stellen zelf ook speciale voorwaarden op. Zo willen sommige grote bedrijven een inkoopnummer, een afdelingsnummer of andere informatie.

Denk aan elektronische facturatie

Ervaring leert dat het aantal fouten dan aan beide kanten aanzienlijk wordt verkleind. Dan wordt niet gedacht aan een pdf via een mail, maar aan digitale facturen met speciale software waarin het beheer van bijvoorbeeld klanten, urenregistratie en facturering worden samengevoegd.

Ga bovenop de afhandeling zitten

Je wil zo snel mogelijk weten wanneer de factuur goedgekeurd is en als het niet goedgekeurd wordt wat de reden dan is. “Je moet niet wachten tot dag 29 als je een betaaltermijn hebt van 30 dagen. Je wilt het eerder weten.” De aanbeveling is dat je van tevoren weet of de factuur conform verwachting is en of de rekening is goedgekeurd. “Zorg ook dat je in gesprek bent met de afnemer. Ook zeker met een dispuut. Ga er zo snel mogelijk in.”

“Als je de factuur hebt aangeleverd, kun je natuurlijk altijd bellen naar de betreffende afdelingen om te kijken wat de status is. In veel gevallen loont het om er dicht op te zitten. En dat je zorgt dat die factuur ook zo snel mogelijk wordt geleverd. En dat je de wegen binnen een bedrijf gaat vinden om te vragen of de factuur in behandeling is, wanneer de betaling is en wanneer een goedkeuring wordt verwacht. Dat zijn wel vragen die je kan stellen. Het is ook wel een taak van de leverancier om er bovenop te zitten.”