E-factuur dwingt gemeenten tot procesoptimalisatie - Rajesh Gayadien, EIFFEL

Gepubliceerd op 25-04-2019

De meeste gemeenten zijn klaar voor de wettelijk verplichte e-factuur. Een wijziging in de Aanbestedingswet verplicht overheden per 18 april 2019 om de elektronische factuur te kunnen ontvangen en verwerken.

Veel boekhoudpakketten hebben inmiddels de optie om e-facturen te kunnen verwerken. Ook is er veel winst te behalen in het optimaliseren van het gehele proces van bestellen tot betalen. In deze blog geef ik zeven tips om dat proces te optimaliseren.

1. BEGIN EEN VERPLICHTINGENADMINISTRATIE
De voordelen van de e-factuur benut je optimaal door bestellingen vast te leggen in je administratie. Zodra een e-factuur met bestelnummer wordt ontvangen, matcht het systeem de factuur met de verplichting en zal deze automatisch betalen. Belangrijke voorwaarde: de bestelling is goedgekeurd door de budgetverantwoordelijke en de levering tussentijds beoordeeld.

2. ZORG VOOR ÉÉN INTEGRAAL PROCES
Naast de papieren factuur en de e-mail wordt de e-factuur de derde factuurstroom. Mijn advies; elimineer de papieren stroom op de financiële administratie en laat de postkamer de facturen bij binnenkomst digitaliseren/scannen. Daardoor houd je alleen een digitale factuurstroom naast de e-factuur over.

3. ZORG VOOR EEN UNIFORME WERKWIJZE
“Ik doe het op mijn manier”, hoor ik vaak op de werkvloer. Dit versterkt het verschil in beleving tussen medewerkers en verdoezeld achterstallig onderhoud aan processen. Vanuit een verschillende manier van werken is het lastig om gezamenlijk naar verbeteringen te zoeken. Mijn advies; ga met alle medewerkers samen zitten en loop het proces stap-voor-stap door. Een Brown Paper sessie is hiervoor heel geschikt.

4. VERMINDER UITZONDERINGEN
Er zijn vaak work-a-rounds bedacht om facturen te administreren en fouten of ‘gaten’ van leveranciers te dichten. Klantgericht, maar niet efficiënt. Ga in gesprek met leveranciers en collega’s om het aantal uitzonderingen te verminderen. Neem daarom een factuur die niet compleet is niet in behandeling maar stuur hem terug.

5. VERSTUUR GEEN FACTUREN NAAR JEZELF
Het intern doorbelasten van kosten wordt nog wel eens uitgevoerd door middel van nota’s. Deze broekzak-vestzak werkwijze voegt geen waarde toe. Centraliseer daarom de budgetten. Breng in kaart welke afdeling het meest factureert en ga met de “betalende afdeling” in gesprek om budgetten te verschuiven.

6. VERSNEL DE GOEDKEURING
Het gehele proces van bestellen-tot-betalen stokt vaak bij de goedkeuring door de budgethouder. Een oplossing hiervoor is de invoering van de eerder genoemde verplichtingenadministratie. Budgetgoedkeuring wordt dan al bij opdrachtverstrekking gegeven.

7. VISUALISEREN IS REALISEREN
Je kunt pas iets verbeteren als je zicht hebt op hoe het nu gaat. Mogelijke indicatoren zijn: betalingstermijn per dag/week, werkvoorraad, aantal teruggestuurde/niet correcte
facturen en de verhouding papier, e-mail en elektronisch. Zo kun je actief gaan sturen en maximaal profiteren van de verplichte e-factuur.

Wij zijn EIFFEL, al meer dan 25 jaar strategisch partner in de wereld van Legal, Finance en Process. De slimme doeners en de pragmatische denkers. Human Powered en Data Driven. Wij geloven namelijk dat de beste oplossingen ontstaan op het snijvlak van data en talent. Met de mentaliteit van topsporters als dagelijkse inspiratiebron. Wij vertrekken pas als we het afgesproken resultaat hebben behaald. Of, veel liever nog, hebben overtroffen.

Wij realiseren succesvol. Van droom naar plan naar structurele realisatie. Een structurele realisatie kan alleen succesvol zijn door gebruik te maken van de talenten van medewerkers. Zij zijn demensen die het mogelijk maken. Wij helpen ze daarbij.
Altijd samen. Samen met de klant, met de medewerkers en met onze expertise op het gebied van Legal, Finance en Process. Wij geloven dat door deze samenwerking er voor alles een goede oplossing te bieden is. Vanuit de mindset om te willen groeien en elke dag beter te willen worden. Onze klanten en onze ruim 550 hoogopgeleide professionals en interimmanagers kunnen bij de uitvoering van hun inhoudelijk uitdagende projecten rekenen op de fulltime service ondersteuning van de circa 70 medewerkers op ons kantoor in Arnhem.

Wij weten precies hoe je een Agile organisatie creëert. Én de resultaten op een duurzame manier borgt. Die kennis delen we graag.
WWW.EIFFEL.NL | WWW.WERKENBIJEIFFEL.NL

Download dit artikel hier als PDF

Meer nieuws in deze categorie