Een wirwar aan factuureisen van je klanten? Zo houd je grip

Gepubliceerd op 09-03-2020

Grote bedrijven verlangen dat facturen van hun leveranciers aan specifieke eisen voldoen. Die eisen kunnen per bedrijf nogal verschillen. Wie veel grote klanten heeft moet dus ook een factureerproces hebben dat met veel verschillende factuureisen overweg kan. Dat kan ingewikkeld worden, maar het is wel nodig om op tijd betaald te kunnen worden en verlies van grote afnemers te voorkomen. Wat moet je als ondernemer in huis hebben om dat goed op orde te hebben, en wat kun je uitbesteden?

Grote bedrijven hebben vaak duizenden leveranciers. Het is vreselijk inefficiënt om al hun facturen te verwerken als die allemaal op een andere manier zouden binnenkomen. Grote bedrijven hebben hun factuurverwerkingsprocessen daarom zoveel mogelijk gestroomlijnd, en verlangen van hun leveranciers dat ze op een specifieke manier hun facturen aanleveren. Idealiter zouden ze dat allemaal op dezelfde manier doen, maar in de praktijk hanteert elk bedrijf zo zijn eigen specificaties. Sommige accepteren nog facturen per post of per e-mail, anderen willen dat facturen worden ingediend via een portal, en steeds meer bedrijven stappen over op elektronisch factureren, waar ook weer allerlei varianten in zijn.

Wat heb je als leverancier nodig?
Of het lastig is om hiermee om te gaan, hangt af van de samenstelling van de factuurspecificaties van je klantenbestand en van de opties binnen je boekhoudsysteem. Als je een overzichtelijk aantal klanten hebt die duidelijke factuurspecificaties hanteren, is de kans groot dat je toekunt met bestaande boekhoudsoftware. Meestal zit daarin tegenwoordig de mogelijkheid om elektronisch te factureren standaard ingebouwd, en je kunt er vrijwel altijd een pdf of printje van een factuur mee maken. Ook zijn er boekhoudpakketten die je kunt koppelen aan de factuurportals waar sommige grote afnemers mee werken.

Zwakkere concurrentiepositie
Steeds meer grote afnemers ontvangen het liefst elektronische facturen. De Rijksoverheid accepteert zelfs alleen nog maar elektronische facturen. Bedrijven die dat niet kunnen hebben daardoor een zwakkere concurrentiepositie. Zelfs de kleinste ondernemers, inclusief zzp’ers, kunnen tegenwoordig elektronisch factureren.

“We zien dat het digitaliseren van facturen in 2019 met 50% is toegenomen vergeleken met het jaar ervoor. Dat is dus een exponentiële groei in het digitaliseren van de factuurstroom”, zegt Joost van Koot, Principle Product Strategy Manager van boekhoudsoftwarebedrijf Exact. Toch denkt hij niet dat niet-elektronisch factureren ooit helemaal zal verdwijnen. “Dat zal ook afhangen van de mate waarin partijen zoals wijzelf inzetten op het verder digitaliseren van die factuurstromen. Op dit moment is het een strategische focus van ons om het factureringsbestand te digitaliseren, dus ik denk dat wij hier als Exact wel verschil in kunnen maken.”

Fraudegevoeligheid
Een elektronische factuur is een digitaal bestand; tegenwoordig vrijwel altijd een XML-bestand. Er bestaan verschillende varianten met elk een eigen vaste indeling van de benodigde factuurgegevens, waarbij de variant genaamd UBL (Universal Business Language) in Nederland momenteel het meest voorkomt. Het is mogelijk om zo’n bestand per e-mail te versturen, maar daaraan kleven nadelen vanwege de fraudegevoeligheid en de beperkte beveiligingsmogelijkheden. Daarom zijn er speciale netwerken opgericht voor het veilig verzenden van facturen, zoals het pan-Europese Peppol, waarvan de Nederlandse poot SimplerInvoicing heet. Wie daar gebruik van wil maken, moet eenmalig een Peppol-ID aanvragen, dat wordt gegenereerd op basis van bedrijfsgegevens zoals het KvK-nummer en het BTW-nummer.

Dat elektronisch factureren via SimplerInvoicing op weg is om in Nederland de belangrijkste standaard te worden, komt vooral doordat de Nederlandse overheid ermee werkt. Joost van Koot: “Sinds 1 juli 2017 ben je als leverancier voor alle nieuwe contracten met de Rijksoverheid verplicht om een elektronische factuur met UBL-indeling te versturen. Sinds april 2019 moeten ook alle andere overheidsinstanties, zoals gemeenten en provincies, een UBL-factuur kunnen verwerken. Zij mogen een UBL-factuur ook verplicht stellen, maar dat gebeurt nog niet overal.”

Verplichtstelling zou veel kosten
Doordat de overheid zo’n grote opdrachtgever is, zijn er ook veel bedrijven die met SimplerInvoicing moeten werken. Het is bovendien een standaard die door diverse dienstverleners op het gebied van facturering wordt omarmd. Dat geeft houvast voor bedrijven die nog voor een standaard moeten kiezen, maar heeft ook consequenties voor nog bedrijven die al een keuze hadden gemaakt. Van Koot: “Zoals de markt nu in elkaar steekt, vind ik het logisch dat een partij zich schikt naar de Europese Peppol-autoriteiten, dus in Nederland zou ik gewoon voor SimplerInvoicing kiezen.” Hij vindt het nuttig dat de overheid op SimplerInvoicing inzet zodat het de standaard kan worden, maar verplicht stellen zou hij wat ver vinden gaan. “Verplichtstelling kan natuurlijk het gebruik van de standaard versnellen, maar het kan ook veel uitdagingen opleveren. Het gaat voor heel veel extra kosten zorgen voor sommige organisaties, dus als de overheid het verplicht gaat stellen, gaat het zeker een aantal jaar duren voordat daar echt handen en voeten aan gegeven worden.”

Hoe ingrijpend dat zou zijn, verschilt per bedrijf; bij de één zou een uitgebreid, bestaand systeem helemaal aangepast of vervangen moet worden, een ander moet misschien nog helemaal digitaliseren. Maar voor wie al met een geschikt systeem werkt en de verbindingen eenmaal op orde heeft, kan het een soepel proces zijn. Van Koot: “Je kunt bijvoorbeeld in Exact per klant instellen wie er e-facturen via Peppol wil ontvangen. Dat hoeft maar één keer; daarna zorgt de software er automatisch voor dat dat voortaan gebeurt. Datzelfde geldt voor je leveranciers: je hoeft maar eenmalig in te stellen wie via Peppol zijn facturen verstuurt. Daarna hoef eigenlijk niks meer te doen, al kun je nog wel instellen welke informatie van een factuur je wilt zien, en welke facturen je wel of niet wilt zien: ‘onder dat bedrag hoef ik de factuur niet te zien, boven dat bedrag wel’ of ‘van die leverancier wil ik het altijd zien’, ‘bij die leverancier wil ik dat er nog twee mensen naar kijken’. Je kunt dus heel veel automatiseren.”

“Eigenlijk niet te doen”
Zulk gebruiksgemak is een lonkend perspectief, maar de praktijk is weerbarstiger, vindt CEO Frank Hoekstra van Order2Cash, een platform waar bedrijven diverse order-to-cash-processen aan kunnen uitbesteden, waaronder elektronisch factureren. “Veel Nederlandse bedrijven leveren ook aan het buitenland, waar SimplerInvoicing niet geldt. Ook zijn er allerlei grote bedrijven die met een andere standaard werken, of met een portal, en die zie ik voorlopig niet op SimplerInvoicing overstappen.”

Als je veel van dat soort afnemers hebt, betekent het dat je als leverancier zelfs bij elektronisch factureren nog veel verschillende handelingen moet verrichten. Handmatig een groot aantal facturen uploaden naar portals van klanten kost veel tijd. Hoekstra: “Dat kun je geautomatiseerd doen als je een geschikt systeem hebt, maar dat vergt nog wel dat je verbindingen maakt met de systemen van je klanten en dat jouw systeem e-facturen aanlevert die overeenkomen met hun factuurspecificaties.”

Dat kan tamelijk ingewikkeld zijn, en niet elke ondernemer heeft de middelen beschikbaar om zich daarin verdiepen. Ze kunnen hun eigen systemen wel steeds laten aanpassen, maar dat is veel werk en uitbesteden kan kostbaar zijn. “Een UBL-bestand kan wel duizend verschillende attributen bevatten. Er moeten soms allerlei dingen gecontroleerd worden, zoals bijvoorbeeld bij facturen voor lease-auto’s; denk aan de kilometerstand, het brandstofverbruik en meer van dat soort dingen. Die wil je vervolgens via een veilige verbinding aanleveren, en eigenlijk wil je dan ook dat je op een veilige manier bevestiging van ontvangst krijgt. Voor ondernemers die dan ook nog met veel verschillende bestandstypen en formats te maken hebben, is het eigenlijk niet te doen.”

Wettelijk verplicht binnen 30 dagen betalen
Net als Hoekstra ziet ook Nick Hoek van NCN Capital, eveneens dienstverlener in factuurverwerking, dat grote bedrijven hun wil opleggen aan leveranciers. “Hoewel er door digitalisering juist steeds meer mogelijkheden zijn om facturen sneller te verwerken, zien we dat grote bedrijven eerder de betaaltermijn verlengen dan verkorten.”

Daarom heeft de staatssecretaris van Economische Zaken en Klimaat een wetswijziging aangekondigd waarin de maximale betaaltermijn van grote bedrijven aan leveranciers uit het mkb wordt verlaagd van 60 naar 30 dagen. Hoek: “Op grote bedrijven komt er meer druk om hun purchase-to-pay-proces op orde te krijgen. Hoe hoog die druk wordt, ligt onder meer aan welke sancties er gelden en hoe de naleving van de wet wordt gehandhaafd.”

Hoek heeft bij veel bedrijven gezien dat er op dat vlak veel ruimte voor verbetering is. “Sommige bedrijven zullen met hun huidige processen nog best veel moeite hebben om aan die wettelijke betaaltermijn te voldoen. Dat is meestal een kwestie van gebrek aan kennis over hoe ze die processen goed inrichten.”

Dat verklaart volgens Hoek ook waarom diverse bedrijven, van groot tot klein, allerlei aspecten van purchase-to-pay en order-to-cash uitbesteden. Ook daar kan gebrek aan kennis tot keuzes leiden die niet optimaal zijn. “Momenteel schakelen veel ondernemers factoring in. Dat is voor sommigen een passende oplossing, maar voor een groot deel van de ondernemers bestaan er goedkopere alternatieven.”

Oude wereld vs. nieuwe wereld
Volgens Dolf Kars, CEO van Storecove, is starten met e-factureren en aansluiten op het Peppol-facturennetwerk eenvoudig, maar hebben sommige dienstverleners in deze sector een remmende werking op ontwikkelingen die tot veel snellere factuurverwerking kunnen leiden. Storecove is een zogeheten accespoint dat leveranciers (verzenders van facturen) en aanbieders van ERP-systemen aansluit op het Peppol-netwerk. “Er is een oude en een nieuwe wereld in deze sector”, zegt hij. “In de oude wereld waren er 1-op-1-verbindingen nodig om elektronische facturen te versturen. Maar Peppol werkt volgens het 1-to-all-principe, waardoor je in één keer met iedereen verbonden bent.” Dat werkt net als bij mobiele telefonie: je kunt zelf je provider kiezen en toch door iedereen gebeld worden en iedereen bellen. Ben je op Peppol aangesloten, dan gaat de uitwisseling van facturen automatisch via Peppol met iedereen die ook een aansluiting heeft. Hiertoe is aansluiten voldoende en zijn aparte onderlinge afspraken niet meer nodig.

“In 5 jaar alles via Peppol”
Kars: “Bedrijven die zich hebben gespecialiseerd in het oplossen van de formaatspaghetti die er voorheen was, zijn ingehaald door Peppol. Het is niet zo dat ze geen toegevoegde waarde meer bieden, maar ze zijn niet meer noodzakelijk om de koppelingen te maken om elektronisch te kunnen factureren.” Dienstverleners uit de ‘oude wereld’ hebben er weinig belang bij om het beeld te veranderen dat elektronisch factureren ingewikkeld is. “Het Peppol-netwerk groeit daardoor langzamer dan gehoopt. Toch denk ik dat over vijf jaar alle factuurverwerking via Peppol gaat”, zegt Kars.

Ook bij bedrijven zelf ziet Kars wel eens weerstand om te veranderen. “We zijn in staat om grote bedrijven binnen een dag over te zetten op Peppol. Maar we maken in de praktijk ook wel mee dat het maanden langer duurt. Daar is geen technische reden voor, die tijd is nodig om alle neuzen binnen de organisatie dezelfde kant op te krijgen.”

Voor een aansluiting bij een Peppol-accespoint heb je als ondernemer een Peppol-ID nodig en software die in staat is om een datafactuurbestand te versturen. Kars: “Als accesspoint zorgen wij vervolgens dat via Peppol-netwerk deze facturen in e-factuurformaat worden uitgewisseld. Dat kan voor elk type ondernemer: van zzp’er tot multinational. De grote vraag is dan de onboarding: hoe zorg je ervoor dat de zakenpartners met wie je facturen wilt uitwisselen ook op Peppol komen?” Omdat niet iedereen tegelijkertijd naar Peppol overstapt, is er onvermijdelijk sprake van een overgangsfase, waarin oude systemen ook nog moeten kunnen functioneren. “We lopen qua techniek erg voor”, zegt Kars. “We hebben daarom een tussenformaat ontwikkeld, genaamd JSon, waardoor we automatisch kunnen doorvertalen naar andere standaards en formaten zonder dat de verzender zich hier druk om hoeft te maken.”

Speed read:
De visies van de ervaren experts in dit artikel lopen op sommige punten tamelijk uiteen. Voor ondernemers die houvast zoeken bij het herinrichten van hun factureringsproces om aan factuurvereisten aan te kunnen, geeft Betaalme.nu deze tips:

  1. Het uitgangspunt is een factuurproces dat het je klanten zo gemakkelijk mogelijk maakt om je facturen snel goed te keuren en te betalen. Dat is voor hen handig, en je hebt er zelf ook het meeste baat bij.
  2. Een voorwaarde daarvoor is dat je een systeem gebruikt waarmee je facturen kunt sturen die voldoen aan de specificaties die je klanten verlangen.
  3. Als dat betekent dat je moet overstappen naar een ander systeem, overweeg dan de timing en de keuze zorgvuldig, want zo’n overstap kan ingrijpend zijn en tijd kosten. Tijdig anticiperen voorkomt bottlenecks, maar te ver of te uitgebreid investeren kan tot onnodige kosten en tijdsinvesteringen leiden.
  4. Pols bij de leverancier van je bestaande systeem of de functies die je mist misschien in een aankomende update worden verwerkt. Laat de keuze niet afhangen van één enkele klant, als je klantenbestand makkelijk kan veranderen; je kunt immers ook een deel van je facturen uitbesteden.
  5. Als je van systeem verandert, is het verstandig om er een te kiezen waarmee je elektronische facturen kunt versturen via Peppol/SimplerInvoicing, zelfs als dat in je je huidige klantenbestand nog niet verlangd wordt. De reikwijdte daarvan groeit zo snel, dat de kans groot is dat je daar snel genoeg baat bij zult hebben. De overheid beschouwt dit namelijk als de standaard voor elektronisch factureren, en vereist in veel gevallen van leveranciers dat ze deze vorm gebruiken.

Naar verwachting wordt voor grote bedrijven de wettelijke betaaltermijn aan leveranciers uit het mkb verlaagd van uiterlijk 60 naar uiterlijk 30 dagen. Hierdoor zal een elektronisch factuur steeds vaker een vereiste worden, omdat veel bedrijven anders niet tijdig kunnen betalen.

Meer nieuws in deze categorie