Minder kosten, meer liquiditeit dankzij elektronisch factureren

Gepubliceerd op 01-10-2021

Sneller, betrouwbaarder, veiliger en goedkoper: elektronisch factureren biedt veel voordelen ten opzichte van factureren per post of met gemailde pdf’s. Doordat e-facturen sneller worden goedgekeurd, bieden ze bovendien extra mogelijkheden om aan liquiditeit te komen. Maar door gebrek aan kennis en een verkeerd beeld van de kosten schatten veel ondernemingen de positieve business case van elektronisch factureren te laag in, concludeerde onderzoeksbureau Sira Consulting in een recente analyse. Intussen groeit het aanbod aan digitale diensten op dit vlak. Betaalme.nu maakt ondernemers in dit artikel graag wegwijs.

Deze zogeheten quick scan van Sira was bedoeld om de uitgebreide maatschappelijke kosten-batenanalyse te actualiseren die in 2014 is uitgevoerd in opdracht van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat. Het ministerie wilde hiermee onder meer zicht krijgen op de gevolgen van het verplichten van e-factureren voor leveranciers van overheidsorganisaties. Uit de analyse kwamen voordelen van elektronisch factureren naar voren die Betaalme.nu graag nog eens benadrukt:

Betrouwbaarder
Het traditionele proces van opstellen tot verzenden en verwerken van papieren en pdf-facturen vergt veel handmatige handelingen. Dat proces is daardoor relatief foutgevoelig, wat ertoe kan leiden dat facturen laat, niet of verkeerd betaald worden. Het e-facturatieproces verloopt geautomatiseerd. Tijdens het inkoopproces zijn alle noodzakelijke gegevens vastgelegd, waarna de benodigde informatie bij het uitwisselen van e-facturen rechtstreeks in de CRM-systemen van leverancier en afnemer tegelijk wordt verwerkt. Een factuur wordt automatisch opgesteld op basis van gemaakte afspraken en kan automatisch worden gecontroleerd. Een fout, hoe klein dan ook, wordt snel gevonden.

Sneller
Door de handmatige handelingen van het traditionele facturatieproces te digitaliseren en te automatiseren, gaat opstellen, verzenden, verwerken, goedkeuren en betalen van de facturen sneller. Door het vrijmaken van tijd en ruimte kunnen organisaties hun werk anders organiseren.

Goedkoper
Door deze tijdwinst zijn de kosten van het factureerproces lager, wat een direct financieel voordeel oplevert, zowel voor de leverancier als de afnemer. De mate waarin hangt af van eventuele investeringen in de benodigde software, aansluitingen en licenties.

Fraudebestendiger
De fraudegevoeligheid van papieren en pdf-facturen is hoger dan bij e-facturen. Papieren facturen kunnen onderschept worden door fraudeurs, en ook e-mail is fraudegevoelig. Bij fraude met pdf-facturen gaat het vaak om spookfacturen: facturen die dubbel verzonden zijn, facturen waar geen tegenprestatie voor is geleverd, of namaakfacturen die authentiek ogen en dat niet zijn. De ontvangende partij verwerkt, controleert en betaalt deze facturen vaak handmatig. De kans dat kleine fouten in de factuur niet opgemerkt worden, is groter. Dit vergroot het risico op fraude.

Bij e-facturatie ligt authenticatie en registratie aan de voorkant van het proces: bij de inrichting van de systemen. Doordat zowel de verzendende partij als de ontvangende partij geregistreerd zijn bij een zogeheten Access Point en gebruikmaken van een beveiligde verbinding, is het risico op fraude aanzienlijk kleiner. Middels tweeweg- of drieweg-matching valt sneller te signaleren of de factuur klopt met de bestelling en de afspraken, en wordt dubbele betaling van facturen voorkomen.

Duurzamer
Een e-factuur is volledig digitaal: er is geen papier nodig en het scheelt energie die wordt gebruikt bij handmatig verzenden van pdf’s via e-mail.

Meer standaardisering dankzij Peppol
Overstappen op een e-factuurnetwerk kan voor sommige organisaties hoogdrempelig zijn, bijvoorbeeld wanneer ze gebruik maken van systemen waarmee ze vertrouwd en tevreden zijn, of wanneer ze recent hebben geïnvesteerd in dure systemen of scan- en herkenstraten. Ook maken sommige organisaties gebruik van P2P-systemen van een Billing Service Provider (BSP), die kostbaar in gebruik zijn en daarmee alleen rendabel als het gaat om grotere aantallen facturen. Verschillende afnemers kunnen verschillende BSP’s hebben, wat ertoe leidt dat leveranciers verschillende systemen moeten implementeren, inclusief de bijbehorende kosten- en procesinrichting die hierbij horen.

Het internationale e-facturatienetwerk Peppol maakt het mogelijk om tegen relatief lage kosten ook voor kleinere aantallen facturen te werken met e-facturering. Afnemers en leveranciers kunnen hun eigen serviceprovider kiezen, zodat de kosten beter zijn afgestemd op de volumes van de gebruiker. Peppol wordt door steeds meer partijen gebruikt, waardoor de aantrekkelijkheid ervan verder toeneemt. Hoewel scan- en herkensystemen steeds accurater werken, zijn ze foutgevoeliger dan e-facturatiesystemen.

Controleerbaarheid
Cruciaal in het proces van facturering is de controle van de factuur met de bestelling en de levering. Alleen bij e-facturatie via P2P-systemen is deze informatie direct voorhanden en daarmee de controleerbaarheid goed. Peppol maakt op het moment nog gebruik van de End User Identification. Er is nog wel ruimte voor verdere ontwikkeling: Sira wijst erop dat er nog geen grootschalig gebruik wordt gemaakt van e-orders en e-prestatieverklaringen waarmee het mogelijk is om e-facturen automatisch te valideren. Daar staat tegenover dat deze informatie bij alle andere varianten uit verschillende processtromen moet worden samengebracht en door verschillende personen worden uitgevoerd. Dit betekent dat controles meer tijd kosten en de doorlooptijd kan vertragen wanneer bijvoorbeeld de juiste personen niet beschikbaar zijn.

Volgens Sira hebben de meeste bedrijven en overheden de stap gezet om facturen digitaal te verwerken. Vooral bedrijven die geregeld factureren aan de overheid, sluiten nu aan op Peppol. Het beeld in de markt is dat voor e-facturering de grotere boekhoudpakketten, ERP-systemen of andere softwareleveranciers voorbereid zijn of reeds zijn aangesloten op Peppol. Sommige van deze partijen bieden dit binnen de bestaande pakketten aan, andere berekenen hiervoor extra kosten door.

Meer innovatie, gunstig voor mkb
De toename van het gebruik van e-facturatie stimuleert de verdere ontwikkelingen op het gebied van e-procurement. Daar zullen volgens Sira met name ondernemers uit het midden- en kleinbedrijf en zzp’ers van profiteren, onder meer omdat Peppol universele uitwisselingsmogelijkheden voor e-factureren mogelijk maakt voor een relatief lage prijs. Bovendien is Peppol te gebruiken voor ander berichtenverkeer op het gebied van e-procurement, wat een voordeel is waarvan zowel grote bedrijven als mkb-ondernemingen profiteren. Verder jagen de introducties van nieuwe technologie en zeker de beschikbaarheid van uniforme digitale afspraken en netwerken nieuwe ontwikkelingen aan. Sira verwacht dat e-facturatie meer gestructureerde data oplevert die bedrijven breder kunnen gebruiken voor data-analyses en vergelijkingen.

Sira vindt het belangrijk dat er geïnvesteerd wordt in de unieke voordelen van Peppol ten opzichte van andere manieren van factureren, zoals de Invoice Response Messages (e-informing) voor het mkb die bijvoorbeeld inzicht geven in de status van facturen. Dat laatste wordt tegenwoordig ook wel e-retour genoemd. Omdat het relatief nieuw is, zijn de voordelen daarvan wat onderbelicht, maar voor ondernemers is het heel nuttig om te weten of de facturen die ze hebben verzonden is goedgekeurd om hun werkkapitaal beter te beheren.

Meer liquiditeit dankzij snelle goedkeuring e-facturen
Dankzij dergelijke ontwikkelingen ontstaan er mogelijkheden voor ondernemers om sneller aan liquiditeit te komen. Goedgekeurde facturen vertegenwoordigen immers financiële waarde, en naarmate die goedkeuring dankzij e-facturatie sneller plaatsvindt, zijn er meer mogelijkheden om iets met die facturen te doen. Het aanbod aan partijen die dienstverlening op dit gebied aanbieden groeit, wat wordt aangejaagd door het digitale karakter van e-facturen waardoor vraag en aanbod van zulke aanvullende diensten steeds makkelijker bij elkaar kunnen worden gebracht.

Er bestaan al langer mogelijkheden voor ondernemers om openstaande facturen te verkopen via bijvoorbeeld factoring. Als een factuur door de afnemer is goedgekeurd, is hij door de feitelijke toezegging van de afnemer om deze te betalen makkelijker en goedkoper te financieren; het risico dat hij niet betaald wordt is immers lager dan bij een openstaande factuur zonder goedkeuring. Er komen steeds meer dienstverlenende bedrijven die hierop inspringen.

Ook zijn er financiële dienstverleners die de betaling aan de leverancier van een goedgekeurde factuur dan voorfinancieren met een vergoeding die is gebaseerd op de – doorgaans betere – kredietwaardigheid van de grote afnemer; vandaar de term ‘reverse factoring’. Die is doorgaans gunstiger dan de kredietwaardigheid van een kleinere leverancier, waardoor de vergoeding voor het voorfinancieren aantrekkelijker is voor een kleine leverancier dan bij standaard factoring.

Grote afnemers werken steeds meer met digitale inkoopsystemen die eruitzien als webwinkels, waarin medewerkers artikelen en diensten kunnen bestellen bij afnemers met wie een leveringsovereenkomst is. Dankzij het digitale karakter van dergelijke systemen wordt het voor grote bedrijven veel laagdrempeliger om leveranciers de mogelijkheid te bieden om sneller aan liquiditeit te komen. Afnemers kunnen bijvoorbeeld versnelde betaling van de factuur aanbieden in ruil voor korting, ook wel dynamic discounting genoemd. Meestal geldt: hoe sneller de factuur betaald wordt, hoe hoger de korting. Dat is interessant voor grote afnemers met een ruime kaspositie; die kunnen door die kortingen besparen op hun inkoopkosten. Voor leveranciers kan de snelle betaling aantrekkelijk zijn, vooral als ze dat bedrag anders extern moeten financieren en de korting lager is dan de financieringskosten. Snelle betaling is alleen mogelijk als de factuur is goedgekeurd, en dat gaat het snelst met een elektronische factuur.

Voordelen voor grote bedrijven én hun leveranciers
Weliswaar kunnen leveranciers alleen van zulke constructies profiteren als hun afnemers de mogelijkheden ervoor aanbieden, maar grote bedrijven hebben er zelf vaak veel baat bij om dit te doen. Het verstevigt de relatie met hun leveranciers, het helpt om de stabiliteit en concurrentiekracht van de toeleveringsketen te versterken, en door de kostenvoordelen vallen er allerlei kosten uit de keten weg. Bovendien: het aanbieden van dergelijke regelingen stimuleert leveranciers om hun facturen elektronisch aan te leveren, wat die grote bedrijven weer allerlei efficiency- en kostenvoordelen oplevert. Daarnaast mogen grote bedrijven binnenkort voor hun mkb-leveranciers een betaaltermijn van hooguit dertig dagen hanteren. Die termijn is voor diverse bedrijven alleen haalbaar als hun leveranciers elektronisch factureren.

Vragen over facturen innen of verwerken?Het MKB Loket biedt gratis hulp
Het MKB Loket van Betaalme.nu biedt gratis advies over order-to-cash- en procurement-to-pay-processen. Ook kunnen ondernemers hier terecht voor gratis onafhankelijke bemiddeling bij factureringskwesties. Op de website staan bovendien allerlei artikelen over het inrichten van facturerings- en betaalprocessen. Betaalme.nu is een non-profit-initiatief, gesteund door het ministerie van EZK en partner van MKB-Nederland.

 

Meer nieuws in deze categorie