Tien tips voor de overstap naar de nieuwe wettelijke betaaltermijn van dertig dagen

Gepubliceerd op 17-11-2020

De wettelijke betaaltermijn voor betalingen van grote bedrijven aan mkb-ondernemingen wordt binnenkort gehalveerd tot maximaal dertig dagen. Het zal niet in alle gevallen eenvoudig zijn om daaraan te voldoen. Welke stappen nodig zijn – zowel bij grote bedrijven als hun leveranciers – en welke drempels je tegen kunt komen, vertellen vier grote bedrijven die zijn aangesloten bij Betaalme.nu. Zij weten immers wat het vergt om een betaaltermijn van dertig dagen voor mkb-leveranciers te hanteren.

Dit zijn tien aandachtspunten voor zowel grote bedrijven als hun leveranciers:

  1. Maak op tijd inzichtelijk: welke leveranciers zijn mkb’ers?

Door de aankomende wetswijziging moeten sommige grote bedrijven de betaaltermijn aanpassen voor hun leveranciers die tot het mkb behoren. Welke dat zijn, kan nog wel wat uitzoekwerk opleveren. Tegenwoordig gelden er wettelijke specificaties voor het bepalen wanneer een bedrijf tot het mkb behoort. Deze informatie is op te vragen bij organisaties als de Kamer van Koophandel. Het kan extra tijd kosten als grote afnemers tegen kwesties aanlopen waar ze niet eerder aan gedacht hadden. Bijvoorbeeld: welke regels gelden voor facturen van een kleine dochteronderneming van een groot bedrijf?

Sommige grote organisaties zullen hun leveranciersbestand opnieuw moeten indelen, omdat ze de betaaltermijnen niet baseren op de bedrijfsomvang van hun leveranciers, maar op de omvang van hun uitgaven bij die leverancier. Soms is de betaaltermijn een uitkomst van onderhandelingen over de leveringsvoorwaarden met de leverancier. Het kan veel werk zijn om die voor elk contract opnieuw aan te gaan. “Bij ons is daarom besloten om de betaaltermijn voor alle leveranciers die tot het mkb horen te verlagen naar dertig dagen, ook al waren er eerder langere betaaltermijnen afgesproken”, zegt Jeroen Claassen, Director Financial Shared Services van TomTom. “Die contracten worden niet opnieuw onderhandeld, waardoor het alleen een paar uur vergt om de selectie te maken van de leveranciers voor wie dit geldt.”

  1. Anticipeer op een langer betaalproces bij nieuwe contacten

Wanneer een mkb-onderneming voor het eerst iets levert aan een grote afnemer, moeten allerlei gegevens van die leverancier worden ingevoerd. Daardoor kan de betaling van een eerste factuur wat langer duren. Grote afnemers die vaak met nieuwe leveranciers werken, zullen dit deel van hun proces efficiënt moeten inrichten om te voorkomen dat ze structureel de wettelijke betalingstermijn overschrijden.

  1. Vermijd facturen per post

Voor kleinere ondernemers kan een per post verstuurde papieren factuur er misschien officiëler uitzien, maar het is voor grote bedrijven die duizenden facturen krijgen veel efficiënter om digitale facturen te verwerken. Dat kan namelijk geautomatiseerd, terwijl een papieren factuur meer handwerk vergt. “Een papieren factuur kan makkelijker door een kantoorgebouw gaan zwerven en zoekraken, en zeker bij de huidige opkomst van thuiswerken kan het lang duren voordat een papieren factuur bij de juiste persoon op het bureau komt”, vertelt Marcel Bartelink van ABP.

Digitaal aanleveren heeft daarom de voorkeur. Bij de grote bedrijven die we spraken worden de meeste facturen als pdf per e-mail verstuurd. Die worden door een geautomatiseerd systeem gelezen en komen daardoor sneller bij de juiste persoon terecht, die ze makkelijker kan goedkeuren zodat ze sneller kunnen worden betaald.

“Papieren facturen willen we eigenlijk niet meer”, zegt Ronald Molenaar, Manager Strategic Business Planning & Finance Transformation bij Jumbo. “We krijgen meer dan honderdduizend facturen per week, die wil je niet handmatig verwerken. Eigenlijk zijn pdf’s per e-mail in bepaalde mate alweer tamelijk ouderwets, we gaan toe naar verdere digitalisering waarbij we meer specificaties verlangen voor de facturen van leveranciers. Aanvullend vinden we dat SAP Ariba, een cloud-based B2B-marktplaats om aanbod van leveranciers in te presenteren en snel te factureren, goede perspectieven biedt. We willen zoveel mogelijk leveranciers op dat platform hebben, omdat het de processen voor de leverancier en onszelf makkelijk maakt.”

  1. Digitaliseer de factuurverzending en -verwerking

Voor bedrijven die gedigitaliseerd werken kan het aanpassen naar de nieuwe wettelijke betaaltermijn van dertig dagen heel eenvoudig zijn: in de basis is het een kwestie van het verplaatsen van een vinkje van zestig naar dertig dagen. Als de wetsaanpassing aanleiding is om in een nieuw systeem te investeren heeft het wat meer voeten in aarde, maar uiteindelijk verhoogt het de efficiëntie.

“Toen we een nieuw systeem voor de factuurverwerking hadden aangeschaft was het uiteraard eerst even wennen. Bij sommigen was er wat scepsis omdat ze moesten overstappen van een methode die ze goed kenden. Om iedereen mee te krijgen, moeten alle gebruikers het systeem vertrouwen. Mensen vinden het bijvoorbeeld belangrijk dat ze alles kunnen terugzien in het boekhoudsysteem. Maar alle directeuren hebben vooraf goede uitleg gekregen, en tegenwoordig gaat het soepel”, zegt Marcel Bartelink, Senior Controller bij pensioenfonds ABP.

“Vrijwel alle facturen gaan meteen het proces in. Mocht er iets op de factuur niet kloppen, dan wordt de leverancier benaderd en wordt het proces hooguit zo’n twee dagen vertraagd.” Het systeem waar ABP mee werkt hoefde niet op maat te worden te worden gebouwd of aangepast. “We hebben gekozen voor een kant en klaar systeem dat we meteen in gebruik konden nemen. Dankzij onze afdeling automatisering verliep het bij ons allemaal heel soepel, maar het zou voor de IT’ers van elke grote organisatie geen enkel probleem mogen zijn.”

Zo’n aanschaf kan een geschikte aanleiding zijn om tegelijk ook andere onderdelen te moderniseren. In dat geval kan het wat meer werk vergen. “We hebben recent een nieuw inkoopsysteem geïmplementeerd”, vertelt Jeroen Claassen van TomTom. “Voordat we dat gingen vervangen hebben we eerst het hele proces van inkoop tot contracteren en factuurverwerking geanalyseerd, ook om te zien waar we issues ervaren. We hebben op basis daarvan bepaald voor welke nieuwe variant we gingen kiezen. Sommige onderdelen van onze inkoopprocessen moesten we aanpassen om de efficiencyvoordelen optimaal te kunnen benutten en om klaar te zijn voor een volgende opwaardering van het systeem. Het implementeren van de upgrade heeft ongeveer een half jaar geduurd. Live gaan doen we in fases, omdat het anders te veel werk in één keer zou kosten.”

“We hebben onze leveranciers die ook online verkopen gevraagd om gratis de Coupa Supplier Portal te installeren. Daarin kunnen ze alle orders op een rijtje zien, ook voor andere klanten die met Coupa werken, en met één druk orders omzetten naar facturen. Die facturen komen altijd overeen met de orders, waardoor ze zonder enige vorm van goedkeuring doorgaan naar het proces van betaling. Zo hebben leveranciers meer invloed op de kwaliteit van de facturering en de snelheid van de betaling. Uiteindelijk gaan we naar een situatie toe waarin iedereen zulke rechtstreekse koppelingen maakt.”

Leveranciers worden niet verplicht om via Coupa te factureren. Claassen wijst erop dat TomTom het bij het zoeken naar nieuwe leveranciers wel als voordeel ziet als ze al op het Coupa-platform zitten.

  1. Wees secuur met PO-nummers en afspraken

Om vertraging te voorkomen zijn duidelijke afspraken bij het contracteren essentieel. Die afspraken gaan niet alleen over de goederen of diensten die worden afgenomen, maar ook wat daarover op de factuur komt te staan. Naast de wettelijk verplichte elementen (zoals een factuurnummer, het afgesproken bedrag, de BTW, het KvK-nummer, de afzender, de geadresseerde en een omschrijving van de betreffende goederen of diensten) moet er in veel gevallen ook de juiste contactpersoon op staan – dat is doorgaans degene die de factuur moet goedkeuren – en een ordernummer (ofwel PO-nummer).

Soms ontstaat er vertraging doordat grote afnemers ook bij terugkerende activiteiten, zoals maandelijks onderhoud, voor elke factuur een afzonderlijk PO-nummer aanmaken, terwijl de leverancier hetzelfde nummer als de voorgaande maand op de factuur zet. “Maar dat zijn geen redenen om te laat te betalen; dat kost misschien twee dagen extra”, zegt Van den Berg.

Leveranciers dienen soms een factuur niet in via de geëigende kanalen, maar sturen hem bijvoorbeeld rechtstreeks naar degene die de bestelling heeft geplaatst, omdat ze daar een persoonlijk contact mee hebben, vertelt Jeroen Claassen van TomTom. “Dan maakt een leverancier zich afhankelijk van anderen omdat deze persoon dan die factuur dan alsnog op de juiste manier indient. Dat kan tot vertraging leiden. Want ook al staan die orders wel in ons systeem, onze afdeling finance heeft geen zicht op facturen die op zo’n manier worden aangeleverd.”

  1. Zorg voor een strak proces – en dat iedereen zich eraan houdt

“Op tijd betalen is vooral een kwestie van je proces goed op orde hebben”, zegt Marcel Bartelink van ABP. “Een factuur die als pdf via e-mail binnenkomt zetten mijn collega’s van het secretariaat meteen in het systeem. Dan komen de facturen automatisch bij de juiste personen terecht om de facturen goed te keuren, zodat ze betaalbaar kunnen worden gesteld. Wie op vakantie gaat, moet de goedkeuring aan iemand overdragen. Als iedereen weet wat hij moet doen, dan moet het hele proces makkelijk binnen enkele dagen kunnen.”

“Bij ons duurt het ongeveer drie dagen om een factuur te verwerken en wordt hij binnen een week goedgekeurd. Dan wordt hij betaald volgens de afgesproken betaaltermijn”, zegt Mark van der Gulik van LeasePlan Nederland. “Om de week informeren we intern alle betrokken collega’s over de openstaande facturen. Dat werkt heel eenvoudig en tegelijkertijd houden we zo grip.” Er is voor grote bedrijven dan ook geen excuus om mkb-leveranciers te lang op hun geld te laten wachten, vindt hij. “Wanneer je binnen zestig dagen kunt betalen, kun je dat ook binnen dertig dagen.”

“Met name voor de situaties waarbij er iets misgaat moet je ook de procedures helder hebben”, voegt Ronald Molenaar van Jumbo daaraan toe. “Intern moet helder zijn wat er moet gebeuren bij uitval of als er iets op de factuur niet klopt, zodat je ook dan binnen de afgesproken termijn kunt betalen.”

  1. Maak gebruik van ketenfinanciering

Jumbo heeft vooruitlopend op de wetsaanpassing al een aantal stappen gezet, vertelt Ronald Molenaar. “We hebben de betaaltermijn voor de kleinste leveranciers bij wie we jaarlijks voor maximaal 200 duizend euro inkopen standaard al op dertig dagen gezet. Voor middelgrote leveranciers hebben we een dynamic-discountingprogramma ingericht, waarbij ze hun facturen eerder uitbetaald krijgen tegen een vergoeding van 2,25% procent op jaarbasis. Voor de grootste leveranciers hebben we een supply-chain-financeprogramma met een consortium van banken, waarbij ze binnen een dag of vijf hun facturen betaald krijgen. Daarnaast werken we aan een programma dat zich op de leveranciers van onze leveranciers richt.”

Daarnaast zet ook Jumbo sterk in op technologie. “Pdf-herkenning, EDI, XML-facturen, SAP Ariba, alles om facturen snel te kunnen verwerken. Dat doen we om onze bedrijfsprocessen efficiënter te maken, maar we willen de leveranciers ook de ruimte geven om met ons mee te groeien. Jumbo is de afgelopen jaren hard gegroeid, en dat vergde soms investeringen bij onze leveranciers. Met de betalingsprogramma’s bieden we hen de liquiditeit om die investeringen te kunnen doen.”

  1. Impact van de coronacrisis

Veel bedrijven hebben het moeilijk door de coronacrisis, dus het is denkbaar dat niet elk bedrijf de hoogste prioriteit zal geven aan investeringen of aanpassingen in de facturerings- of betalingsprocessen. Dat zal moeten blijken. Twee effecten zijn nu zichtbaar: omdat er minder mensen naar kantoor gaan, blijven facturen die per traditionele post zijn verstuurd langer liggen. Tegelijkertijd neemt de digitalisering in deze periode een vlucht. “We krijgen tegenwoordig ineens veel meer facturen als pdf gemaild”, zeggen diverse geïnterviewden.

“Jumbo is tot nu toe minder hard geraakt door de coronacrisis dan sommige andere bedrijven”, vertelt Ronald Molenaar. “Daarom hebben we een kortere betaaltermijn geboden aan sommige bedrijven die bijvoorbeeld afhankelijker waren van horeca-omzet, en hebben we voor het dynamic-discounting-programma een tarief van nul procent gehanteerd voor versnelde betaling van facturen. Ook hebben meer bedrijven gebruik gemaakt van ons programma voor supply chain finance. Dus bij ons heeft de coronacrisis de ontwikkelingen op het gebied van sneller betalen vooral versneld.”

  1. Wees transparant over betaalgedrag

Om naleving van de wettelijke betaaltermijn af te dwingen, is vooral openbare rapportage een geschikte methode, vindt Marcel Bartelink van ABP. “Grote bedrijven zouden in hun jaarverslag kunnen opnemen in welke mate het lukt om hun leveranciers uit het mkb tijdig te betalen. Op die manier wordt het ook door de accountants gecontroleerd, en maak je het betaalgedrag voor iedereen zichtbaar. Door de focus op transparant rapporteren en verantwoord ondernemen, dwingt dat veel meer af dan bijvoorbeeld een betaalpolitie.”

Je kunt dat extra zichtbaar maken via een beloningssysteem, oppert Mark van der Gulik van LeasePlan Nederland. “Bijvoorbeeld met certificaten of ratings van bedrijven op de website van Betaalme.nu, gebaseerd op de rapportages over het betaalgedrag van bedrijven zoals we die nu halfjaarlijks aanleveren aan Betaalme.nu.”

  1. Zorg voor goede verstandhoudingen, dan blijft alles bespreekbaar

Als mkb-ondernemer mag je een wettelijke boeterente in rekening brengen wanneer een grote leverancier de betaaltermijn overschrijdt. Toch lijkt dat geen geschikte stok achter de deur om tijdige betaling mee af te dwingen, vindt Marcel Bartelink van ABP: “Om een boeterente in rekening te brengen moet je als leverancier een extra factuur sturen. Dat levert eerder vertraging op dan dat je het proces ermee versnelt. Je hebt veel meer aan een goede verstandhouding met je zakenrelaties. Dan kun je bijvoorbeeld gewoon even bellen om vriendelijk te polsen naar de status van de betaling. Dat is veel effectiever.”

“Grote bedrijven met een focus op werkkapitaal zullen minder blij zijn met de wetswijziging”, vermoedt Mark van der Gulik van LeasePlan Nederland. Toch moet je dat niet afwentelen op kleine leveranciers, vindt hij. “Focus op de voordelen die op tijd betalen opleveren. Het scheelt bijvoorbeeld heel veel manuren die je anders moet besteden aan telefoontjes of mailtjes van leveranciers.”

 

Meer nieuws in deze categorie