In vier stappen naar elektronisch factureren

Gepubliceerd op 20-05-2019

Nog niet elke onderneming stuurt standaard elektronische facturen, maar er zijn wel steeds meer grote organisaties die daar om vragen. De Rijksoverheid accepteert zelfs alleen nog maar elektronische facturen. Welke stappen moet je nemen als je zo’n verzoek ontvangt?

Stap #1: kies de methode: via een portaal, dienstverlener of boekhoudsoftware

Klanten die willen dat je elektronisch digitaal factureert, hebben vaak zelf een portaal waar je je factuur in een digitale omgeving kunt indienen. Zo maken ze elektronisch factureren mogelijk voor elke leverancier, ook wanneer die daar geen eigen systemen voor heeft. Dat kan prettig zijn voor wie zelden een digitale factuur stuurt. Ook komt het voor dat een groot bedrijf alleen van zijn grootste leveranciers een e-factuur accepteert, en de overige facturen alleen via zo’n portaal wil ontvangen.

Je kunt het elektronisch factureren uitbesteden aan een gespecialiseerde dienstverleners. Die vind je op internet, zoals op de website van Simplerinvoicing, een samenwerkingsverband van verschillende dienstverleners op het gebied van elektronisch factureren. “Er zijn nog steeds ondernemers die facturen in Word of Excel maken,” zegt Jaap-Jan Nienhuis van Tradeinterop, een van die dienstverleners. “Ze kunnen die indienen via een portaal van een dienstverlener, of ze kunnen de overstap maken naar eenvoudige boekhoudsoftware waarin e-factureren zit ingebakken.” Vandaar de volgende stap:

Stap #2: kijk of je boekhoudsoftware e-facturen kan versturen

Jaap-Jan Nienhuis – Tradeinterop

Er zijn namelijk al veel boekhoudsoftwarepakketten die dat kunnen. “Alleen weten de ondernemers die ze gebruiken dat vaak niet”, zegt Nienhuis. “Je kunt kijken in de hulp-functie van de software, of ernaar vragen bij de

helpdesk van de softwareleverancier of van degene die de software heeft geïmplementeerd.”

De overheid, een belangrijke opdrachtgever voor ondernemers in Nederland, stimuleert elektronisch factureren. Daarom houden overheden de drempel voor ondernemers liefst zo laag mogelijk, legt Nienhuis uit: “De overheid wil zoveel mogelijk uitgaan van wat ondernemers al kunnen, en kiest daarom voor mogelijkheden om met bestaande software te factureren.”

 

Stap #3: verifieer of je het juiste type e-factuur kunt sturen

Een elektronische factuur is een digitaal bestand, waar verschillende standaarden voor bestaan. En zoals dat gaat in de digitale wereld: niet alle software kan elke standaard lezen. In Nederland is het de standaard van Simplerinvoicing bijvoorbeeld een belangrijke, vooral doordat de overheid deze gebruikt.

Stel: je hebt iets aan een overheidsinstelling geleverd en die vraagt om een elektronische factuur. Als je dan in je boekhoudsoftware gaat kijken of dat mogelijk is, heb je drie scenario’s, legt Nienhuis uit:

Scenario 1: het kan inderdaad met je boekhoudsoftware, en die ondersteunt ook Simplerinvoicing. “Dan heb je geluk”, zegt Nienhuis, “want dan is het alleen een kwestie van het OIN-nummer van de klant instellen in de zogeheten klantkaart van de software, en dan ben je klaar. Dat is op dit moment de makkelijkste en veiligste manier. Diverse softwarepakketten kunnen automatisch zoeken naar de voorkeursmethode van de klant. De software kiest automatisch bijvoorbeeld Simplerinvoicing. Die informatie kan gekoppeld zijn aan bijvoorbeeld het kvk-nummer van de klant.”

Scenario 2: je kunt met je boekhoudsoftware wel elektronisch factureren, maar niet via Simplerinvoicing. “In dat geval kun je gebruik maken van een dienstverlener, die de elektronische factuur uit het softwarepakket ontvangt en aflevert volgens het protocol van Simplerinvoicing. Dat is al iets minder makkelijk, maar het is niet duur. Welke tussenpersonen je kunt gebruiken, staat op de website van Simplerinvoicing.

Scenario 3: je boekhoudsoftware kan überhaupt geen elektronische facturen sturen, maar alleen – bijvoorbeeld – een pdf van een factuur sturen. Nienhuis: “Dan heb je als leverancier een probleem, want een pdf is geen elektronische factuur. Dan moet je ofwel andere software kopen, ofwel facturen met de hand invoeren in een portaal van de klant.”

Nienhuis oppert als alternatief: “Je kunt de softwarebouwer vragen om Simplerinvoicing alsnog te implementeren.” Daar zitten wel nadelen aan, vindt Jan Sundelin, CEO van TIE Kinetix, dat eveneens e-factuurdiensten aanbiedt. “Het is ingewikkeld en het moet ook steeds worden bijhouden, want de standaarden die worden gebruikt veranderen steeds.”

 

Stap 4#: kies een dienstverlener

Sundelin adviseert daarom om bij elektronisch factureren altijd gebruik te maken van een gespecialiseerde dienstverlener. “Dat is vaak goedkoper, mede omdat er allerlei verschillende standaarden bestaan voor e-facturen. Wel wordt in een bepaalde branche vaak één standaard het meest gebruikt. Zo kiest de Nederlandse overheid tegenwoordig voor de standaard van Simplerinvoicing, terwijl men in sectoren als voeding of automotive juist meestal Edifact gebruikt, een standaard van de VN die al dertig jaar bestaat.”

Inventariseer daarom eerst welke standaarden jouw klanten gebruiken, en selecteer dan een dienstverlener die ze allemaal aankan, raadt Sundelin aan. “Ervaring kan van belang zijn; kijk naar hoe lang de dienstverlener al actief is – je wilt immers niet dat hij snel weer wegvalt. Verifieer ook of hij zaken als avg-wetgeving, ISO-standaarden en dataveiligheid goed op orde heeft.”

Jan Sundelin – TIE Kinetix

Eigenlijk zou het handig zijn als er een systeem komt dat alles aan zou kunnen, maar dat is te optimistisch gedacht, vreest Sundelin. “Het is een illusie te denken dat Simplerinvoicing een standaard kan worden in bijvoorbeeld de retailmarkt. Daarvoor zijn al te veel investeringen gedaan in andere standaarden.”

Nienhuis van Tradeinterop wijst erop dat er ook nog steeds gesloten platforms bestaan die niet te koppelen zijn aan andere systemen. Het gevolg is dat leveranciers steeds stappen moeten blijven zetten om op deze platforms aan te sluiten. “Voor leveranciers is dat vervelend: ze moeten facturen aanmaken op verschillende factuurportalen.” Hij verwacht wel dat steeds meer portalen gaan werken met de standaard van Simplerinvoicing.

Kosten

Elektronisch factureren is dus niet altijd helemaal gratis, maar wel een stuk goedkoper dan bijvoorbeeld het versturen van een papieren factuur. Bij Tradeinterop bijvoorbeeld beginnen de kosten bij €2,99 per maand voor het verwerken van maximaal vijftig facturen in de maand.

De kosten voor elektronisch factureren via een dienstverlener zijn goed te verantwoorden, vindt Sundelin van TIE Kinetix: “Zonder intermediair zou het niet zo laagdrempelig zijn om elektronisch te factureren. Bovendien wordt het steeds makkelijker en goedkoper.”

Als je elektronisch factureert op verzoek van een klant, kun je dan de kosten daarvan aan die klant doorberekenen? Volgens zowel Sundelin als Nienhuis is dat niet gebruikelijk. Beiden wijzen erop dat elektronisch factureren wel vaak sneller is, waardoor je de kans vergroot dat je sneller betaald krijgt. Bovendien is het een stuk veiliger dan een factuur sturen per post of e-mail. Sundelin: “Zelfs een e-mail kan heel makkelijk onderschept worden, waarna het geld op de verkeerde rekening terechtkomt. Dat risico onderschatten ondernemers geregeld.”

Meer nieuws in deze categorie