Vijf stappen om sneller je facturen betaald te krijgen

Gepubliceerd op 06-09-2016

Lang openstaande facturen kunnen voor jou als MKB-ondernemer een grote bron van ergernis zijn. Daarom is het gunstig dat steeds meer bedrijven zich aansluiten aan Betaalme.nu, dat zich richt op het verkorten van de betaaltermijnen die grote bedrijven hanteren voor hun leveranciers uit het MKB. Toch hoef je als MKB-ondernemer niet af te wachten tot de situatie voor jou verbetert. Hier zijn vijf stappen die je zelf kunt zetten om sneller betaald te krijgen, waarbij je je afnemer ook gewoon te vriend houdt.

  1. Tijdig factureren

Wie laat begint met factureren, is zelf een bron van vertraging. Voorkom dat je op jezelf moet wachten, en zorg ervoor dat je factureringsproces soepel verloopt. Factureren is te belangrijk voor de continuïteit van je bedrijf om pas te doen wanneer je toevallig een gaatje in de agenda hebt. Zorg ervoor dat facturering een vast en prominent onderdeel is van je bedrijfsprocessen. Neem structureel het moment van factureren op in de planning van je projecten, of markeer er vaste dagen voor in je agenda. Houd daarbij rekening met de betalingsrondes van je afnemer: stuur je facturen liefst daarvoor, en niet er vlak na.

  1. Wees nauwkeurig

Zorg bij het aangaan van de opdracht of bestelling voor duidelijke en helder vastgelegde afspraken met je afnemer, ook over de voorwaarden en de betaling. Disputen over facturen kunnen veel tijd en energie in beslag nemen, en leiden tot vertraging van betaling. Wees vervolgens nauwkeurig bij het factureren. Daarmee kun je vertraging als gevolg van onduidelijkheden voorkomen. Neem contact met je afnemer op als er bij het opstellen van de factuur iets niet helder is. Als je dat niet doet kun je de factuur wel op hoop van zegen sturen, maar dan neem je het risico dat er iets verkeerd is gegaan, waardoor er eerst vertraging ontstaat, waarna je alsnog het gesprek met je afnemer aan moet gaan. Verifieer dat alle informatie op de factuur staat die je afnemer nodig heeft om hem te kunnen verwerken en betalen. Duidelijk moet zijn van wie de factuur afkomstig is, voor welke goederen of diensten er betaald moet worden, en aan wie hij is gericht. Er moeten de wettelijk verplichte onderdelen op staan, zoals je btw-nummer, het btw-bedrag, factuurnummer en factuurdatum. Bij zakendoen over de grens kunnen ook extra vereisten gelden. Zo moeten bij facturen aan klanten die btw-aangifte doen in andere EU-landen niet alleen je eigen btw-nummer staan, maar ook dat van je klant. Wat voor eisen er nog meer gelden, kun je hier lezen.

Naast de wettelijke vereiste gegevens hebben veel afnemers, met name grote bedrijven, voor de verwerking van facturen ook nog andere gegevens nodig. Denk bijvoorbeeld aan een inkoopordernummer, een afdelingsnummer, of gegevens over wie toestemming voor de opdracht heeft gegeven.

  1. Digitaal factureren

Overstappen op digitaal factureren kan veel van bovengenoemde zaken tegelijk ondervangen. Met digitaal bedoelen we niet dat je de facturen per e-mail aanlevert als Word-bestand of pdf in plaats van een handgeschreven bierviltje. Digitale facturen maak je met speciale software, waarvan er diverse varianten bestaan. Zo heb je systemen waarin zaken als klantbeheer, urenregistratie en facturering zijn samengevoegd. Sommige systemen kunnen allerlei externe koppelingen maken, bijvoorbeeld aan je bankrekening (zodat de betaling meteen in je systeem wordt verwerkt) of aan het systeem van je afnemer. Bepaalde grote bedrijven hebben zelfs hun eigen systemen waar leveranciers op kunnen inloggen om facturen in te dienen.

Het voordeel hiervan is dat de kans op fouten of onduidelijkheden in de factuur wordt geminimaliseerd. Zo’n systeem vraagt om alle gegevens die nodig zijn, en geeft doorgaans ook aan wanneer er iets niet klopt. Bovendien gaat het veel sneller als een factuur rechtstreeks binnenkomt in het systeem waarin hij wordt verwerkt, dan wanneer gegevens van binnengekomen facturen door iemand moeten worden ingevoerd.

  1. Ga in gesprek met je afnemer

Het heeft geen zin om te hopen dat anderen voor jou gaan raden wat je graag zou willen, laat staan om te wachten totdat ze dat uit eigen beweging aan jou gaan aanbieden. Neem dus zelf het initiatief als je iets wilt bespreken met je afnemer. Uiteraard lopen de mogelijke reacties nogal uiteen. De een zal misschien aangeven dat hij best wat eerder wil betalen, de ander kan er iets tegenover willen zetten. Vrijwel altijd valt er iets te onderhandelen. Belangrijk om te beseffen: diverse grote bedrijven hebben speciale financiële regelingen voor hun toeleveranciers, maar sommigen bedrijven bieden deze pas aan als hun toeleveranciers erom vragen.

Houd ook in gedachten: mogelijk hebben afnemers niet zo’n regeling, maar gaan ze er wel over nadenken als iemand ernaar vraagt.

  1. Neem contact op met Betaalme.nu

Wat nu als het toch lastig blijkt om met je afnemer te overleggen? Dan willen wij van Betaalme.nu je de helpende hand bieden. We kunnen je bijvoorbeeld adviseren over wat je het beste in jouw situatie kunt doen. Het komt ook voor dat we contact opnemen met de betreffende afnemer om hun betalingsgedrag te bespreken. Daarbij hoeven we niet de namen van de leveranciers te noemen die ons hierover benaderen, zodat je niet bang hoeft te zijn dat je de klantrelatie verstoort.

Kijk ook even op deze pagina op onze website: op deze pagina staan manifesten waarin bedrijven aangeven met welke betalingsvoorwaarden ze Betaalme.nu steunen. Wie weet staat jouw afnemer er ook wel tussen, wat meteen al meer helderheid biedt, en waardoor het een stuk makkelijker wordt om in overleg te gaan. Strookt het manifest van jouw afnemer niet met hoe deze jouw facturen verwerkt? Dan helpen we graag om hierbij te bemiddelen. Ook kun je met ons contact opnemen wanneer jouw afnemer nog niet aan Betaalme.nu meedoet.

Hoe dan ook kun je ons initiatief helpen door op deze pagina aan te geven dat je Betaalme.nu steunt.