Voorkom vertraagde betalingen door helder te contracteren: checklist voor mkb’ers

Gepubliceerd op 04-09-2019

Misverstanden die leiden tot vertraagde betalingen kun je voorkomen met duidelijke afspraken vooraf. Met deze checklist weet je als mkb’er waar je op moet letten bij het opstellen van een helder contract.

Maak een glasheldere offerte. De klant moet in één oogopslag kunnen zien wat een bedrijf aanbiedt en wat de kosten zijn. Zorg dat de offerte in ieder geval voldoet aan de vereisten van de fiscus, en dat de naam en het adres van je bedrijf, je KvK-nummer, btw-nummer, en de naam en het adres van je klant erop staan.

Verzamel informatie over je klanten, zeker wanneer het om onbekenden gaat. Verifieer of ze bestaan, en vraag een kredietrapport op bij bedrijfsinformatieleveranciers.

Zorg dat alles duidelijk is, ook dat wat jijzelf vanzelfsprekend acht. Je kunt er namelijk niet vanuit gaan dat voor iedereen dezelfde dingen vanzelfsprekend zijn. En punten die toch voor beide partijen vanzelfsprekend zijn, zijn nooit bezwaarlijk om vast te leggen. Denk aan de vereiste factuurspecificaties, factuur- en betaaldata, de precieze omschrijving van de order, welke kosten kunnen worden doorberekend en de afgesproken prijs van de order.

Leg alle afspraken vooraf vast. Als er een twistpunt is, dan kun je daar beter vooraf dan achteraf over in gesprek. Mocht je aanvoelen dat je klant op een bepaald punt niet helemaal op dezelfde lijn zit, laat dat dan niet zitten tot na het binnenhalen van de opdracht. Dat scheelt veel tijd en ergernis.

Leg de afspraken schriftelijk vast en vraag om leesbevestiging van je klant. Mondelinge afspraken kun je ook beter opschrijven en bevestigen, om misverstanden of verschillen in interpretatie te voorkomen.

Durf ook afspraken over de betaling te maken en deze duidelijk vast te leggen. Sommigen vinden het ongemakkelijk om hier bij een klant over te beginnen, maar betaling is heel normaal en niemand zal ervan opkijken dat je daarover begint. Wantrouw klanten die hier toch moeilijk over doen.

Maak op tijd betalen zo makkelijk mogelijk voor je klant en vraag naar zijn voorkeuren.

Betaling achteraf is niet de enige optie. Bij bijvoorbeeld langlopende projecten of bestellingen die een grote investering vooraf vergen, is het echt niet vreemd om met je klant te praten over mogelijkheden voor betaling vooraf, betaling in termijnen, of een aanbetaling. Wanneer een klant een zwakke kredietstatus heeft, is het verstandig om betaling vooraf te vragen.

Vraag naar mogelijkheden voor kredietvormen of financiering. Diverse grote bedrijven bieden hun toeleveranciers allerlei mogelijkheden, maar vaak pas wanneer ze daar zelf om vragen.

Overweeg korting voor ultrasnelle betaling. Als je op korte termijn behoefte hebt aan liquiditeit, kun je overwegen om je klant met korting te motiveren om sneller dan de afgesproken betaaltermijn te betalen.

Zet in het contract wat de klant kan verwachten als die niet op tijd betaalt, zoals het (tijdelijk) stilleggen van het werk of het wachten met leveren, vergoeding op de (volgende?) factuur, en het inschakelen van een incassobureau.

Vraag wie je contactpersoon is voor als je vragen hebt over de factuur of over de betaling.

Leer van ervaring. Gaat er iets mis bij een order? Schrijf dat op en bewaar dat bij de spullen die je gebruikt voor het maken van contracten, zodat je bij het opstellen van een volgend contract herhaling kunt voorkomen.

Twijfel je, of gaat er ondanks goede afspraken toch iets mis? Leg het voor aan Betaalme.nu. We bieden gratis ondersteuning.

 

Meer nieuws in deze categorie