Grote bedrijven moeten tijdig inventariseren welke leveranciers ze straks binnen 30 dagen moeten betalen

Gepubliceerd op 07-09-2021

Diverse grote organisaties hanteren betaaltermijnen die zijn gebaseerd op de omvang van de inkopen die ze bij een leverancier doen. Door een aankomende wetswijziging zijn ze echter verplicht om voor leveranciers uit het mkb een betaaltermijn van maximaal dertig dagen te hanteren. Dat betekent dat veel grote bedrijven moeten inventariseren welke van hun leveranciers tot het mkb behoren, en vervolgens de inkoopvoorwaarden navenant aanpassen. Dat kan weken of zelfs maanden duren. Hoe kunnen grote organisaties dit aanpakken om op tijd klaar te zijn? Betaalme.nu verzamelde advies van experts van Shell, de KvK, Graydon, Company.Info en Altares Dun & Bradstreet.

Sinds de wet Tegengaan Onredelijk Lange Betaaltermijnen in 2017 is ingevoerd, mogen grote bedrijven een betaaltermijn van maximaal zestig dagen hanteren voor leveranciers die volgens het jaarrekeningrecht tot het mkb behoren. Inmiddels ligt er een wetsvoorstel bij de Tweede Kamer om deze termijn te halveren naar dertig dagen. “Voor Shell is de wetswijziging een voortzetting van het pad dat we al in een vroeg stadium waren ingeslagen met onze leveranciers door onze samenwerking met Betaalme.nu”, zegt Ernout van Koten, Global Finance Manager bij Shell. “Wij vonden de toen al geldende EU-directive voor Europese bedrijven belangrijk, die voor Europese bedrijven een maximale betaaltermijn voorschrijft van zestig dagen. Die betaaltermijn is Shell wereldwijd voor alle bedrijven gaan hanteren. Daarnaast hebben we in 2018 in ons manifest voor Betaalme.nu aangegeven dat we voor alle Nederlandse mkb’s een betaaltermijn van dertig dagen hanteren.”

Klik hier om te lezen hoe andere grote bedrijven te werk zijn gegaan om hun mkb-leveranciers op een betaaltermijn van dertig dagen te zetten.

Van Koten: “Wij hebben gekeken welke informatie we uit onze eigen systemen kunnen halen. Toen hebben we gesteld: als we bij een bedrijf € 100.000 omzet of minder per jaar besteden, dan is dat waarschijnlijk een mkb-bedrijf en zetten we die meteen op een betaaltermijn van dertig dagen.”

Volledig waterdicht is deze methode niet, want of een bedrijf wettelijk gezien tot het mkb behoort wordt uiteraard niet bepaald door hoeveel Shell er besteedt. Volgens de wet Tegengaan Onredelijk Lange Betaaltermijnen behoren bedrijven – conform het jaarrekeningrecht – tot het mkb wanneer ze twee opeenvolgende balansdata aan twee van deze drie criteria voldoen:

  • er werken minder dan 250 mensen
  • de jaaromzet is lager dan € 40 miljoen
  • het balanstotaal bedraagt hooguit € 20 miljoen.

Hoewel deze definitie er niet bij is gehanteerd, lijkt de aanpak van Shell wel effectief, denkt Van Koten. “We staan er echt voor open, maar er is nog geen bedrijf geweest dat naar ons toe gekomen om te zeggen: hee, we zijn mkb, we horen binnen dertig dagen betaald te worden. Daar zouden we meteen actie op ondernemen, want we zijn er bij Shell heel intensief mee bezig.”

Dat neemt niet weg dat volledige duidelijkheid wenselijker zou zijn, alleen al doordat bovenstaande definitie afwijkt van deze EU-definitie van mkb. “Het liefst zien we dat straks de Kamer van Koophandel bij de bedrijfsgegevens kan aangeven of een onderneming tot het mkb hoort en dat dit digitaal valt uit te wisselen”, zegt Van Koten. “Dataleveranciers zijn er afhankelijk van of bedrijven hun cijfers openbaar maken. Bij Shell willen we van élke leverancier weten of hij klein of middelgroot is.”

Toch zit dat er vooralsnog niet in, laat woordvoerder Ron Sinnige van de Kamer van Koophandel weten. “Wij hebben ook geen voornemens om dat wel te gaan doen. Het zou een aanpassing in de Handelsregisterwet betekenen en dat is aan de wetgever. Het Handelsregister biedt wel van alle bedrijven een indicatie om te bepalen of het bedrijf tot het mkb behoort via de klasse werkzame personen.”

Grensgevallen
Overigens is de kans behoorlijk groot dat een leverancier mkb’er is: Sinnige wijst erop dat zo’n 99% van de ondernemingen in het Handelsregister tot het mkb behoort. “Uiteindelijk zou het makkelijker zijn als leveranciers het zelf aangeven, maar dat is eigenlijk de slager die zijn eigen vlees keurt. Want wie wil er nou niet een kortere betaaltermijn?”, zegt Pieter Vermolen, Sales Director van bedrijfsdataleverancier Company.Info. Zijn voorgestelde aanpak: “Ik zou bij grote bedrijven de leveranciersbestanden laten verrijken met de variabelen die de criteria vormen voor welke partijen tot het mkb behoren: medewerkersaantallen, omzet en balanstotaal. Bij grensgevallen, of als een bedrijf het niet met een kwalificatie eens is, zou je de bewijslast bij leveranciers kunnen leggen om aan te tonen dat ze inderdaad tot het mkb behoren.”

Dat verrijken kan alleen tot op zekere hoogte, want de gegevens voor de mkb-criteria zijn van veel kleine bedrijven niet openbaar. “De kleinste bedrijven hoeven hun jaarrekening niet bij de Kamer van Koophandel te deponeren. Je kunt in dat geval wel concluderen dat ze hoe dan ook tot het mkb behoren. Maar wat de hele exercitie ook lastig kan maken is dat het soms wel tot twee jaar duren voordat de jaarrekening wordt gedeponeerd. In de tussentijd kan de situatie best zijn veranderd.” Om dat op te vangen werkt Company.Info ook met voorspelmodellen. “Daarmee kun je tot een zo goed mogelijke benadering komen.”

MKB, tenzij…
Je kunt ook overwegen om te kijken welke bedrijven bóven de financiële criteria van mkb uitkomen, oppert Vermolen. “Van die bedrijven is meer informatie beschikbaar. Als je weet welke leveranciers buiten de mkb-definitie vallen, kun je veronderstellen dat de rest wel tot het mkb behoort.” Kortom: voor elke leverancier hanteer je dan automatisch een betaaltermijn van dertig dagen, en ben je daar alleen niet toe verplicht als het bedrijf aantoonbaar tot het grootbedrijf hoort.

De inventarisatie valt makkelijk te automatiseren, legt Vermolen uit. “Als je begint met die initiële verrijking, dan heb je de basis op orde. Dan kun je met één of meerdere API’s die gekoppeld zijn aan het leveranciersbestand, een CRM-systeem of ERP-systeem om de gegevens actueel houden met een updateservice. Als bedrijven door veranderingen binnen of buiten de mkb-definitie vallen, dan wordt dat automatisch bijgehouden. Je kunt er ook alerts voor inrichten.”

Zo werkt het ook bij andere bedrijfsdataleveranciers, zoals Altares Dun & Bradstreet en Graydon. “We kunnen de data van onze MKB-Analyse in één keer als bulk aanleveren, maar het is ook mogelijk om een koppeling te maken met het systeem van een klant, zodat veranderingen in de data automatisch gemonitord worden”, zegt John Swaab van Graydon. “Dat kan dagelijks, maar realistischer is het om het bijvoorbeeld per kwartaal of per jaar te doen. Wijzigingen kunnen we doorgeven via bijvoorbeeld e-mail of via een API. Welke vorm je kiest hangt af van het aantal relaties. Als je bijvoorbeeld maar honderd leveranciers hebt, is een API vanwege de kosten niet aan te bevelen.”

Het automatiseren hoeft technisch gezien niet ingewikkeld te zijn. “Als het meezit kan dat binnen twee à drie dagen gebeurd zijn”, schat Vermolen van Company.Info, “al kan het wat complexer worden als een grote onderneming uit allerlei bedrijfsonderdelen bestaat die op verschillende manieren hun leveranciersbestanden bijhouden.”

Op tijd beginnen; de wetswijziging komt eraan
Van Koten van Shell adviseert bedrijven die de inventarisatie nog moeten doen om gegevens te gebruiken die beschikbaar zijn in hun eigen systeem, en om daar op tijd mee te beginnen. “Je hebt al snel een maand nodig om het effectief te maken”, zegt hij uit ervaring.

“Sommige klanten weten niet dat de wetswijziging eraan komt, dus we benaderen ze om hen erop te wijzen”, zegt Swaab van Graydon. “We beginnen ook vragen te krijgen van bedrijven die willen weten hoe ze makkelijk aan de benodigde data komen en hoe ze die kunnen integreren in hun eigen systeem. Ze vinden het belangrijk om over de juiste gegevens te beschikken, omdat ze niet te boek willen staan als een partij die niet op tijd betaalt en omdat de betaaltermijnen invloed hebben op hun cashflow.”

Omdat niet van elk bedrijf alle gegevens beschikbaar zijn, is het indelen van leveranciers in wel of geen mkb soms een kwestie van het interpreteren van data die wél beschikbaar zijn. Swaab: “We hebben al die gegevens, maar bij het bepalen welke data je de doorslag laat geven, laten we de wens van een klant ook een rol spelen.”

Complexe bedrijfsstructuren
Een punt van aandacht is dat het jaarrekeningrecht voorschrijft dat je bij het bepalen van de omvang van een onderneming ook de financiële gegevens moet meerekenen van eventuele dochters van die onderneming. Of de onderneming zelf weer deel uitmaakt van een grotere groep maakt voor de wettelijke betaaltermijn niet uit. Extra opletten is het wanneer middelgrote bedrijven de jaarrekening inrichten volgens de regels voor grote bedrijven. Die publiceren een volledige jaarrekening, terwijl ze middelgroot zijn en dus enkele vrijstellingen hebben zodat ze bepaalde cijfers achterwege kunnen laten. Dat kan het indelen van het leveranciersbestand in wel of geen mkb soms lastig maken.

Sinnige van de Kamer van Koophandel wijst erop dat je via de pagina Concernrelaties de structuur van een onderneming kunt opvragen, en dat het UBO-register inzicht geeft in wie de uiteindelijke belanghebbende is in een organisatie.

Altares Dun & Bradstreet wijst erop dat de pagina Concernrelaties enkel belangen van 100% toont en dat het UBO-register alleen natuurlijke personen noemt geen inzicht verschaft in buitenlandse UBO’s. Data Scientist Joris Peeters: “Wij verzamelen gegevens over die bedrijfsstructuren, ook over de landsgrenzen heen. We hanteren daarvoor als maatstaf een belang van minimaal vijftig procent; dus dat het grootbedrijf het voor het zeggen heeft bij de deelneming. Het wordt lastig wanneer dat belang via indirecte deelnemingen verloopt. Dat is weliswaar maar een stukje van de hele database, maar er is dus wel een foutmarge. Je kunt interpretatieverschillen krijgen, zeker als je over de grens kijkt. De Kamer van Koophandel kijkt immers vooral naar wat in Nederland gebeurt. Als er eenmaal een indicator voor een bedrijf is waar vervolgens een buitenlandse partij een belang in neemt, hoe ga je ervoor zorgen dat dan die indicator wordt bijgewerkt?”

Je zou kunnen beslissen dat elke partij zelf kan aangeven tot welke categorie die behoort, maar daar moet dan ook wel controle op komen, vindt Peeters. “Er valt daarom voor te pleiten dat er een indicator komt van een officiële instantie. Nu probeert iedereen het een beetje zelf in te vullen. Grote partijen hebben wat meer macht, die proberen het dan ook zo in te vullen zoals het voor hen het beste is.”

Vragen over facturen innen of verwerken?
Het MKB Loket biedt gratis hulp

Het MKB Loket van Betaalme.nu biedt gratis advies over order-to-cash- en procurement-to-pay-processen. Ook kunnen ondernemers hier terecht voor gratis onafhankelijke bemiddeling bij factureringskwesties. Op de website staan bovendien allerlei artikelen over het inrichten van facturerings- en betaalprocessen. Betaalme.nu is een non-profit-initiatief, gesteund door het ministerie van EZK en partner van MKB-Nederland.

Meer nieuws in deze categorie